Много хора смятат, че за да започнат да обслужват LTD компании, е необходим голям офис, скъп счетоводен софтуер и десетки служители. Реалността е различна. Значителна част от малките дружества в Обединеното кралство са микро компании с ограничен оборот, малък брой транзакции и сравнително проста структура. Именно този сегмент предоставя добра възможност за самостоятелно изграждане на счетоводна практика.
В случая разглеждаме модел, при който счетоводителят вече разполага с AML регистрация като HMRC Supervised Accountancy Service Provider, имат одобрение на Agent Services Account и възнамерява самостоятелно да обслужва LTD компании с нисък оборот и ограничен брой транзакции.
I. Какво представлява типичният микро клиент
Типичният клиент в този сегмент обикновено има:
- един директор;
- липса на служители;
- липса на VAT регистрация;
- оборот между £5,000 и £50,000;
- между 10 и 100 транзакции годишно;
- липса на сложни инвестиции и корпоративни структури.
Такъв клиент често е консултант, строителен подизпълнител, куриер, онлайн търговец, маркетинг специалист или собственик на малък семеен бизнес. От счетоводна гледна точка подобна фирма е значително по-лесна за обслужване в сравнение с компания, която има служители, VAT регистрация и голям обем операции.
II. Регулаторната основа
Преди да бъде приет първият клиент е необходимо да бъде изградена регулаторната основа на практиката.
На първо място стои AML регистрацията. Ако дейността включва предоставяне на счетоводни и данъчни услуги срещу възнаграждение, е необходимо да има надзор за предотвратяване на изпирането на пари. В разглеждания случай това условие вече е изпълнено чрез регистрация като HMRC Supervised Accountancy Service Provider.
Следващата стъпка е Agent Services Account. Това е агентският профил в HMRC, чрез който счетоводителят може да представлява клиенти пред данъчната администрация. Чрез него се осъществява връзката между агента и клиента и се получава достъп до различните услуги на HMRC.
Паралелно с това е необходимо да бъде създаден и Companies House Presenter Account, който позволява електронно подаване на документи към Companies House чрез счетоводен софтуер.
Без тези елементи практиката не може да функционира ефективно.
III. Какви документи трябва да бъдат изискани от клиента
Една от най-честите грешки на начинаещите счетоводители е да започнат работа без да са получили всички необходими документи.
Първата задача е да се събере административната информация за дружеството. Необходимо е клиентът да предостави Company Number, UTR и Companies House Authentication Code. Без тях не могат да бъдат извършени последващите действия по подаване на отчети и декларации.
След това следва събирането на банковите извлечения. Това е най-важният документ за микро компанията. Банковото извлечение показва всички постъпления и плащания и представлява основата, върху която ще бъде изградено счетоводството.
Необходимо е също да бъдат предоставени всички фактури за приходи и всички документи за разходи. При микро фирмите често именно банковото извлечение служи като отправна точка за проверка дали всички документи са налични.
Особено внимание трябва да се обърне на движенията между фирмата и директора. Необходимо е да се изясни дали директорът е внасял лични средства във фирмата, дали е теглил средства за лични нужди и дали са изплащани дивиденти и правени заеми от фирмата към себе си. Именно тези операции често пораждат най-много счетоводни въпроси.
IV. Организация на счетоводната обработка
След получаване на документите започва същинската работа.
Много хора смятат, че счетоводният софтуер автоматично извършва цялото счетоводство. Това не е вярно. Софтуерът е инструмент, но счетоводната преценка остава отговорност на счетоводителя.
Преди данните да бъдат въведени в системата трябва да бъде извършен анализ на всяка транзакция. Следва да се определи дали дадено плащане представлява допустим разход, актив, дивидент, директорски заем или друг вид операция.
Например закупуването на лаптоп може да бъде третирано като актив, а не като обикновен разход. По същия начин тегленето на средства от директора може да представлява дивидент, възстановяване на разходи или движение по Director’s Loan Account.
Едва след като тези въпроси бъдат изяснени, информацията може да бъде въведена в счетоводната система.
V. Използване на FreeAgent в счетоводната практика
FreeAgent е една от най-популярните облачни счетоводни системи за малки бизнеси в Обединеното кралство.
Важно е да се направи разграничение между обикновен FreeAgent акаунт и FreeAgent Practice Dashboard.
Обикновеният акаунт е предназначен за собственото счетоводство на даден бизнес. Ако потребителят е регистриран като self-employed, този профил служи за управление на неговата собствена дейност.
Practice Dashboard е предназначен за счетоводни практики. Той позволява управление на множество клиентски компании от едно място и предоставя централизирана среда за работа.
След приемане в FreeAgent Partner Programme счетоводителят получава достъп до Practice Dashboard и може да създава и управлява клиентски профили.
При микро компании с малък брой транзакции въвеждането на данните обикновено отнема сравнително малко време. След осчетоводяването системата автоматично изготвя финансовите отчети и данъчните изчисления.
VI. Какво представляват Accounts и CT600
Една от най-често срещаните заблуди е, че Accounts и CT600 са едно и също.
Accounts представляват годишните финансови отчети на дружеството. Те показват финансовото състояние на компанията към края на отчетния период и се подават към Companies House.
CT600 представлява данъчната декларация за Corporation Tax. Тя се подава към HMRC и показва каква е облагаемата печалба и какъв корпоративен данък следва да бъде заплатен.
На практика една компания трябва да подаде както Accounts, така и CT600. Това са две различни задължения към две различни институции.
VII. Подаване на Accounts и CT600
След като счетоводството е приключено и данните са проверени, започва процесът по подаване.
Първо се генерират годишните финансови отчети. След преглед и одобрение те се подават към Companies House чрез съответния софтуер.
След това се генерира Corporation Tax Return. Заедно с нея към HMRC се изпращат финансовите отчети и данъчните изчисления в изисквания формат.
За да бъде възможно подаването като агент, клиентът трябва предварително да е упълномощил счетоводителя чрез HMRC authorisation процеса.
След подаването системата връща потвърждение за успешно приемане на документите.
VIII. Избор на софтуер за практиката
Много начинаещи счетоводители смятат, че трябва незабавно да закупят сложна практика система. Това не винаги е необходимо.
За първите няколко клиента FreeAgent може да бъде напълно достатъчен. Той позволява водене на счетоводство, изготвяне на отчети и подаване на данъчни декларации.
С нарастването на клиентската база могат да бъдат разгледани специализирани решения като TaxCalc, BTCSoftware или Capium. Тези системи предоставят по-развити функции за управление на практика, срокове, множество клиенти и вътрешни процеси.
За практика, която започва с микро LTD компании и ограничен брой клиенти, няма необходимост от значителни първоначални инвестиции в софтуер.
Самостоятелното изграждане на счетоводна практика в Обединеното кралство е напълно възможно, когато се започне с правилния тип клиенти. Микро LTD компаниите с нисък оборот и малък брой транзакции предоставят добра възможност за постепенно натрупване на опит без необходимост от голям екип и сложна инфраструктура.
Ключът към успеха не е в използването на най-скъпия софтуер, а в правилното разбиране на транзакциите, добрата организация на документите и стриктното спазване на изискванията на HMRC и Companies House. След изграждането на стабилен процес и натрупването на първите клиенти практиката може постепенно да се разширява към по-сложни услуги и по-големи компании.
Харесайте Facebook страницата ни ТУК
